Software gestionale per psicologi: guida completa alla gestione dello studio

Stai cercando un software per psicologi?

Oppure hai bisogno di un gestionale per psicologi?

Che ne dici se in questa guida troverai entrambi?

Purtroppo viviamo in un epoca in cui un libero imprenditore non può limitarsi al marketing delle propria attività e alla cura dei propri clienti perché deve inevitabilmente occuparsi anche di tutta una serie di attività, burocratiche, amministrative che possono assorbire tempo ed energie.

Se hai deciso, come psicologo, di aprire una tuo studio indipendente, saprai certamente quanto sia importante mantenere alta il livello delle tue sedute con i pazienti ma anche stare dietro a tutte le pratiche quotidiane necessarie, anzi, obbligatorie.

La gestione della contabilità, organizzare gli appuntamenti, avere un sistema efficiente per archiviare le informazione sui pazienti sono aspetti della professione dello psicologo che devono ricevere la giusta attenzione al pari delle sessioni di terapia.

Fatta questa premessa, appare chiaro come sia necessario avere uno strumento che possa aiutare il professionista a organizzare la propria settimana lavorativa e automatizzare tutti gli aspetti meno legati alla professione in senso stretto.

E quando parliamo di strumento, intendiamo un software gestionale che semplifichi la gestione dello studio e aumenti la produttività.

Un software gestionale per psicologi, grazie a funzionalità avanzate come la gestione centralizzata degli appuntamenti, la fatturazione elettronica e altro ancora, consentirà di ottimizzare il flusso di lavoro e, contestualmente, ridurre al minimo errori e perdite di tempo.

In questa guida, valuteremo quelle che sono le funzionalità più importanti che un software del genere deve avere e forniremo le informazioni necessarie che ti consentiranno di scegliere la soluzione più adatta alle specifiche esigenze del tuo studio.

Perché uno studio di psicologia ha bisogno di un software gestionale

Pensare che gestire un proprio studio di psicologia comporti semplicemente la gestione degli appuntamenti con i pazienti è un errore.

Gestire un’attività indipendente come libero professionista significa anche dover gestire anche attività di tipo amministrativo che, se gestite manualmente, possono rivelarsi molto impegnative, sia da un punto di vista temporale che di risorse.

Ecco perché un software gestionale può rappresentare la soluzione ideale per chi, come tanti, deve occuparsi di ogni aspetto. In questo modo sarà possibile gestire con facilità le operazioni di routine, ma anche mettersi in condizioni di rispettare standard gestionali sempre più rigorosi anche da un punto di vista delle normative (basti pensare al GDPR e alla privacy per i pazienti).

Un punto di forza di un gestionale è quello quindi di gestire molte funzioni, anche molto differenti tra di loro, attraverso un unico strumento e un unica interfaccia. Questo consente di poter eliminare la contemporanea gestione di strumenti differenti e scollegati tra di loro.

Attraverso un’unica piattaforma, lo psicologo può gestire gli aspetti amministrativi della propria attività, avere un controllo completo da un punto di vista economico, monitorare il percorso terapeutico di ogni singolo paziente e gestire il flusso di pazienti presso il proprio studio.

Inoltre, oltre ai vantaggi accennati per gli psicologi, un software gestionale progettato nel modo migliore, offre ai propri paziente un’esperienza semplificata e professionale. Parliamo, ad esempio, dell’invio automatico degli appuntamenti prenotati, ma anche della richiesta di documenti fiscali, report personalizzati favorendo così una comunicazione chiara e fluida tra i pazienti e lo psicologo.

Concludo dicendo che un software gestionale avanzato deve essere anche in grado di generare report avanzati e personalizzati, fondamentali per prendere decisioni strategiche che riguardano il futuro dello studio.

Mi riferisco a report che forniscono una visione complessiva dell’andamento della propria attività, consentendo al professionista di migliorare l’efficienza e la redditività dello studio senza dover sacrificare la qualità dei servizi offerti.

Riassumendo, i principali vantaggi includono:

• Efficienza amministrativa: automatizzare attività ripetitive come la programmazione degli appuntamenti e l’emissione delle fatture.

• Miglior gestione dei pazienti: conservare e organizzare in modo sicuro tutte le informazioni mediche e le schede anamnestiche.

• Sicurezza dei dati: assicurarsi che i dati siano protetti da crittografia e conservati in cloud, per essere accessibili ovunque e in ogni momento.

E siccome siamo in un paese dove la burocrazia rallenta la produttività di aziende e liberi professionisti, un software gestionale fatto con le giuste caratteristiche è in grado di integrarsi perfettamente con le normative italiane.

Mi riferisco in particolare alla complessa gestione della fatturazione elettronica (regime ordinario, regime forfettario) e al Sistema Tessera Sanitaria che, se non rispettate alla perfezione, possono generare errori e, peggio ancora, a sanzioni.

Quanto detto fino a ora, dovrebbe aver chiarito come un l’utilizzo di un software gestionale per la propria attività, non solo riduce il carico amministrativo, ma funge da supporto per migliorare la qualità del tuo studio, incrementando la soddisfazione sia per te che per i tuoi pazienti.

Funzionalità essenziali di un software per psicologi

Vediamo ora nel dettaglio quali sono le funzionalità indispensabili che devono essere comprese in un software gestionale per psicologi in modo che vengano coperte tutte le principali esigenze di un professionista dalla salute mentale.

Gestione degli appuntamenti

La funzione di cui abbiamo deciso di parlare per prima è quella che riguarda la gestione degli appuntamenti. Si tratta di un sistema digitale che può essere paragonata alle vecchie agende in cui è possibile annotare data e ora degli appuntamenti con i propri pazienti.

Il primo problema che può emergere dall’uso delle vecchie agende è la cancellazione e la riprogrammazione di un appuntamento. Questo obbliga il professionista a cancellare una prenotazione e ad appuntare la sessione in un altro giorno.

Sebbene in teoria, cancellare e riprogrammare un appuntamento non è una cosa complessa, se i pazienti sono molti, gli spostamenti degli appuntamenti possono generare facilmente errori o sovrapposizioni.

Un’agenda digitale, incluso nel software gestionale, rende la gestione di questa specifica situazione più semplice, ma non solo. Ad esempio, un’agenda digitale consente l’invio di promemoria automatici ai pazienti via SMS o a mezzo email, diminuendo drasticamente la percentuale di appuntamenti non rispettati.

Per gli studi più grandi, un gestionale di valore, deve permettere la gestione di più sale e più collaboratori in modo da poter massimizzare il numero di pazienti e ottimizzare la gestione del tempo.

Fatturazione e contabilità

Come accennato, la gestione delle fatture elettroniche può essere motivo di perdita di tempo da parte dello psicologo, anche perché le opzioni di fatturazione per chi lavora in questo campo sono davvero tante.

Infatti, sono molte le voci che completano una fattura, e queste voci sono: IVA, Ritenuta d’Acconto, Bollo di 2€, ENPAP. Il problema è che ogni singola voce, può dover essere inclusa o meno, a seconda, non solo del professionista che emette la fattura ma anche dalla natura giuridica di chi la riceve (persona fisica, libero professionista, Pubblica Amministrazione).

Sbagliarsi, senza un software che gestisce il tutto, sarà inevitabile.

Poi c’è il discorso del Sistema di Interscambio (SdI) (approfondisci qui) per cui le fatture elettroniche non devono semplicemente essere create, ma devono essere inviate e conservate a norma di legge,.

Un gestionale ideale consentirà al professionista di avere un codice destinatario, anche chiamato codice univoco per gestire comodamente le fatture in entrata e in uscita. Questo faciliterà la possibilità di tenera traccia dei pagamenti ricevuti, delle fatture attive e passive tenendo così sotto controllo la propria contabilità.

Per facilitare la gestione dei rapporti con il commercialista, alcuni software permettono di condividere automaticamente i dati contabili, eliminando la necessità di inviare manualmente i documenti.

Gestione dei dati dei pazienti e anamnesi

Altro aspetto, altrettanto importante per uno psicologo, è la gestione organizzata e sicura dei propri pazienti, con i loro dati personali, la loro documentazione medica, le schede anamnestiche, il diario clinico, le fatture emesse e i pagamenti ricevuti.

Inoltre, tutte queste informazioni devono essere collegate tra di loro in modo semplice e strutturato affinché il professionista possa avere uno sguardo globale sullo stato del paziente conservando informazioni come la storia clinica, i trattamenti in corso, le valutazioni psicologiche e i referti medici

Come è facile capire, questi aspetti sono di fondamentale importanza per la gestione della propria attività dal momento che la gestione digitale, elimina la necessità di archiviare tutte le informazioni del paziente in modo cartaceo riducendo anche l’eventualità di perdita o il danneggiamento dei dati.

Un buon software deve inoltre garantire che queste informazioni siano protette da crittografia, rispettando le normative sulla privacy come il GDPR.

Report finanziari e analisi delle performance

Veniamo ora all’aspetto finanziario della gestione di uno studio di psicologia, aspetto non meno importante di quelli trattati fino a questo punto.

Un software gestionale deve essere in grado di fornire dei report finanziari dettagliati attraverso i quali, il professionista è in grado di avere una panoramica delle entrate, delle spese per la gestione dello studio.

Questi report, che possono anche essere personalizzabili in base alle specifiche esigenze, forniscono informazioni utili in grado di aiutare ogni psicologo a prendere delle decisioni informate individuando aree in cui è possibile ottimizzare i costi oppure aumentare i guadagni.

Per ottenere dei report di valore, anche l’aspetto grafico svolge il suo ruolo. L’uso di grafici intuitivi (come dei grafici a barre, lineari o a torta) aiutano a interpretare i dati anche da un punta di vista visivo consentendo di monitorare facilmente le performance del tuo studio in pochi clic.

Esempi di report finanziari dettagliati:

Ecco quattro esempi pratici di report finanziari dettagliati che uno studio di psicologia può generare utilizzando un software gestionale, per avere un controllo completo sulle proprie finanze e migliorare la gestione economica dello studio:

1. Report delle Entrate Mensili

Questo report fornisce una panoramica dettagliata delle entrate generate dallo studio su base mensile. Può mostrare il totale degli incassi derivanti dalle sedute con i pazienti, distinguendo tra diversi tipi di servizi offerti (es. consulenze individuali, di coppia o di gruppo). Grazie a questo report, puoi identificare i mesi in cui hai avuto più o meno appuntamenti, evidenziando potenziali stagionalità nel flusso di pazienti. Un grafico a barre può mostrare visivamente l’andamento delle entrate nei vari mesi, rendendo facile individuare i periodi di maggior guadagno.

2. Report delle Spese Operative

Un altro report utile è quello relativo alle spese operative del tuo studio. Questo documento tiene traccia delle spese fisse e variabili legate alla gestione dello studio, come l’affitto, le utenze, i materiali di cancelleria o software e abbonamenti necessari. Utilizzando questo report, potrai avere una chiara visione dei costi totali del tuo studio e identificare eventuali voci di spesa che potrebbero essere ridotte. Un esempio di visualizzazione può essere un grafico a torta, che evidenzia le principali categorie di spesa.

3. Report del Cash Flow

Il report del cash flow ti permette di monitorare il flusso di cassa del tuo studio, ovvero la differenza tra entrate e uscite su base periodica. Ti mostra quanto denaro entra e quanto esce, aiutandoti a capire se stai operando con un flusso di cassa positivo o negativo. Questo è fondamentale per assicurarti che lo studio sia finanziariamente sostenibile a lungo termine. Un grafico lineare può mostrare l’andamento del cash flow settimanale o mensile, evidenziando eventuali momenti in cui il flusso di cassa risulta particolarmente basso.

4. Report sulle Prestazioni per Tipologia di Servizio

Questo tipo di report analizza le prestazioni economiche legate a ciascun servizio offerto dallo studio. Per esempio, puoi vedere quanto generi dalle sedute individuali rispetto alle consulenze di coppia o di gruppo, e determinare quali servizi sono più redditizi. Questi dati ti permettono di valutare dove potresti concentrare maggiormente le tue risorse o migliorare la tua offerta. Questo report può essere rappresentato con un grafico a barre, che mostra le entrate per ogni tipologia di servizio offerto.

Questi report, personalizzabili e facilmente interpretabili grazie a grafici intuitivi, ti forniscono una visione chiara delle tue performance finanziarie, aiutandoti a prendere decisioni informate per ottimizzare i costi e migliorare la redditività del tuo studio.

Sicurezza dei dati e conformità normativa

Infine, ma non perché sia la meno importante, anzi, parliamo della sicurezza dei dati e della conformità normativa.

Ogni studio di psicologia deve trattare la gestione dei dati dei pazienti in modo ferreo. Per questo motivo, assicurati di scegliere una soluzione che utilizzi algoritmi di crittografia avanzata per gestire con la massima sicurezza i dati sensibili dei pazienti e che le informazioni contenute nel tuo account siano accessibili solo a personale autorizzato.

Infine, il software deve essere conforme alle normative italiane ed europee per quello che riguarda la protezione dei dati (GDPR) e offrire la conservazione digitale sicura dei documenti e delle fatture.

Come scegliere il miglior software gestionale per psicologi

Se sei arrivato fino a questo punto, avrai già in mente quali sono le caratteristiche più importanti che deve avere il software gestionale che adotterai per il tuo studio di psicologia. Se hai ancora qualche dubbio, lascia che ti aiuti io:

1. Facilità d’uso: Il software deve essere intuitivo e facile da utilizzare, in modo da ridurre il tempo di formazione e l’errore umano.

2. Funzionalità offerte: assicurati che il software copra tutte le tue esigenze, dalla gestione degli appuntamenti alla fatturazione, fino alla sicurezza dei dati.

3. Supporto tecnico: un buon software gestionale dovrebbe offrire un servizio clienti rapido ed efficace, in grado di risolvere eventuali problemi tecnici.

4. Prezzo: valuta i costi del software e scegli un piano che sia sostenibile per il tuo studio, ma che allo stesso tempo offra tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

I 5 migliori software per la gestione di uno studio di psicologia

Di seguito, una selezione dei software più utilizzati per la gestione degli studi di psicologia:

1. OpenStudio: offre funzionalità complete per la gestione dello studio, inclusa la fatturazione elettronica e l’archiviazione sicura in cloud .

2. Power Diary: ideale per professionisti della salute mentale, con gestione appuntamenti, promemoria via SMS ed e-mail e fatturazione .

3. My Clients Plus: software completo e semplice da utilizzare, particolarmente adatto agli studi che offrono terapie comportamentali .

4. vcita: focalizzato sull’automazione delle attività amministrative, ideale per psicologi che desiderano ridurre il tempo dedicato alle pratiche burocratiche .

5. TheraNest: un software specificamente progettato per psicologi, che include anche strumenti per la telemedicina e la gestione delle cartelle cliniche .

Conclusione

Bene!

Sono felice che tu abbia letto questa guida introduttiva ai software gestionale per psicologi fino alla fine.

Scegliere quello più adatto a te, è un decisione importante per migliorare la gestione dello studio e sopratutto per garantire ai tuoi paziente il miglior trattamento possibile.

Lo strumento giusto ti consentirà di migliorare la tua vita professionale e l’esperienza dei tuoi pazienti.

Ridurre il carico amministrativo, migliorare la gestione dei pazienti ed lavorare in conformità delle normative fiscali e di sicurezza fanno tutta la differenza del mondo.

Assicurati di fare la scelta giusta e di considerare tutte le funzionalità di ciascun software in modo da poter assecondare al meglio le tue esigenze operative e finanziarie.

Concludo chiedendoti due cose:

1. Ci sono funzionalità di cui non abbiamo parlato che vorresti includere nel tuo gestionale?
2. Utilizzi già un software gestionale per psicologi che stai utilizzando con soddisfazione?

Rispondimi nei commenti, te ne sarei grato!