Come procedere con la comunicazione di inizio attività per uno psicologo

Oramai, ci siamo.

Hai organizzato e attrezzato il tuo studio, sei pronto per accogliere i primi pazienti, ma ti accorgi che manca qualcosa e non puoi iniziare.

Cosa manca?

La comunicazione di inizio attività che, per uno psicologo, è un passaggio fondamentale.

Per questo, ti tocca affrontare un passaggio burocratico necessario che è uno dei cardini necessari per poter cominciare a svolgere la propria attività seguendo le leggi che regolano questo tipo di attività.

Se vuoi evitare sanzioni o conseguenze legali, compromettendo sin dal principio la tua professionalità e la tua immagine, ci sono degli adempimenti che non possono essere ignorati o rimandati.

Se decidi di aprire uno studio e avviare la tua attività professionale, devi assolutamente procedere con la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) che va inviata alle autorità competenti del tuo territorio di cui parleremo più avanti.

Questo passaggio serve per certificare il fatto che lo studio che intendi utilizzare per operare come psicologo è idoneo e conforme a tutta una serie di normative valide sia a livello nazionale che a livello regionale.

Ah, sì, non solo dovrai adeguarti alle leggi valide a livello nazionale, ma dovrai anche preoccuparti, e occuparti, di specifiche normative regionali.

Per questo motivo ho sviluppato questa guida che deve servirti come punto di partenza per conoscere nel dettaglio quale procedura devi seguire, quali sono i documenti che dovrai presentare e come prepararsi nel modo migliore possibile.

Nelle 3 sezioni principali che seguono riassumo quelli che sono i requisiti normativi che regolano l’apertura di uno studio professionale, compresi gli obblighi relativi alla sicurezza e alla privacy (aspetti che potresti gestire nel migliore dei modi con un gestionale specifico per psicologi), fondamentali per proteggere te e i tuoi pazienti.

Discuteremo poi i passi pratici per preparare e inviare la comunicazione di inizio attività, fornendo una guida dettagliata sui documenti da allegare e le loro funzioni. Esploreremo anche le differenze normative a livello regionale, con esempi pratici per aiutarti a comprendere meglio come variano gli adempimenti da una zona all’altra.

Infine, concluderemo con alcuni consigli pratici per affrontare al meglio questo importante passaggio, con l’invito a consultare regolarmente le fonti ufficiali per essere sempre aggiornati sulle normative in continua evoluzione. Seguire questi passaggi ti permetterà di avviare la tua attività in modo sicuro, evitando rischi e potenziali problematiche.

1. Requisiti normativi per l’apertura di uno studio professionale

La comunicazione di inizio attività

Dunque, per aprire uno psicologo che vuole aprire il proprio studio deve passare dalla comunicazione d’inizio attività. Si tratta di una procedura richiesta sia a livello regionale che a livello nazionale e serve per “certificare” che lo studio sia a norma da un punto di vista della sicurezza, dell’igiene e della conformità amministrativa.

Uno studio è a norma quando il titolare avrà fornito la planimetria dell’immobile per dimostrare che lo spazio adibito allo svolgimento degli incontri con i pazienti sia adeguato, l’atto di titolarità o, in alternativa, il contratto di affitto dello studio e, nei casi più complessi, anche un contratto di smaltimento di rifiuti speciali, qualora l’attività dello psicologo faccia uso di materiali sensibili o generati da pratiche specifiche.

A chi va inviata la comunicazione d’inizio attività?

Questo dipende dalle normative regionali in vigore e può essere inviata alle autorità competenti come l’ASL o il Comune in cui lo studio risiede.

L’invio tempestivo della SCIA ti permette di avviare l’attività immediatamente, ma è fondamentale che tutta la documentazione sia correttamente compilata e che rispetti le scadenze indicate.

Adempimenti relativi alla sicurezza e alla privacy

Purtroppo non finisce qui.

Infatti, da sola, la comunicazione di inizio attività non basta.

Saranno quindi necessaria una serie di adempimenti che riguardano la sicurezza sul lavoro e alla tutela della privacy.

Ogni psicologo, che desidera esercitare la propria professione in uno studio professionale, è tenuto a garantire un serie di cose come un ambiente di lavoro sicuro, cosa che comprende anche la redazione di una valutazione dei rischi (DVR), delle misure di sicurezza antincendio e l’adozione di dispositivi di sicurezza per la protezione dei dati sensibili.

E poi c’è la privacy per la quale dovrai adottare tutte le misure che prevede il GDPR come l’assicurazione per la responsabilità civile per eventuali danni procurati nei confronti dei pazienti e anche la creazione di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Questi aspetti sono vincolanti per poter operare la professione di psicologo nel proprio studio con lo scopo di tutelare non solo i propri pazienti, ma anche se stessi assicurandosi così di disporre di tutte le tutele legali in caso di contestazioni future.

2. Come preparare e inviare la comunicazione di inizio attività

Passi da seguire per la comunicazione

Quindi, per inviare la comunicazione di inizio attività, bisogna preparare una serie di documenti a partire del modulo SCIA. Questo modulo è disponibile presso il Comune o presso l’ASL di competenza territoriale

Il modulo, deve includere le classiche informazioni che riguardano la sede dello studio, l’attività professionale allegare i documenti di cui abbiamo parlato in precedenza (titolarità dello studio, contratto di affitto) e deve, ovviamente, essere compilato in ogni sua parte.

Questo modulo, debitamente compilato, deve essere inviato al Comune o all’ASL tramite piattaforme online predisposte oppure consegnato manualmente presso gli uffici designati a tale scopo.

Per evitare ritardi e sanzioni, è bene verificare che la documentazione sia completa e inviata entro i tempi richiesti.

Documenti allegati e loro importanza

È importante ribadire che la comunicazione di inizio attività non può essere considerata completa senza allegare tutta una serie di documenti specifici, ognuno dei quali è indispensabile per dimostrare che lo studio rispetta gli standard legali e operativi necessari.

Questi documenti sono essenziali per attestare la conformità dello studio alle normative in materia di sicurezza, igiene e legalità, e vanno allegati con cura per evitare ritardi o problematiche nell’iter di apertura.

Nella lista che segue, esaminiamo i documenti principali che devono essere allegati alla comunicazione e ne sottolineiamo la rilevanza:

• Planimetria dell’immobile: la planimetria serve per dimostrare che lo spazio che costituisce lo studio professionale è idoneo all’attività svolta. Infatti, la planimetria dimostra che lo studio è conforme con le normative edilizie e sanitarie e dimostra che gli spazi sono organizzati in modo adeguato per garantire la sicurezza dei pazienti.

• Contratto di locazione o di proprietà: questo documento è necessario per dimostrare che lo psicologo ha diritto legale per utilizzare l’immobile per l’attività professionale. Non fa differenza che tu sia il proprietario dello studio o che tu lo possa disporre dello studio per mezzo di un contratto di affitto, ciò che importa è che il professionista dimostri che ha tutti i diritti legali per poter utilizzare lo studio come ambiente per poter svolgere la propria attività.

• Certificazioni di conformità: a seconda della tipologia di immobile e dell’attività svolta, potrebbero essere richieste ulteriori certificazioni che dimostrino la conformità a specifiche normative di sicurezza, igiene o requisiti tecnici. Queste certificazioni possono includere, ad esempio, quelle relative agli impianti elettrici, alla sicurezza antincendio o alla conformità delle strutture igienico-sanitarie. Sono particolarmente rilevanti per garantire un ambiente sicuro per i pazienti.

• Contratto di smaltimento rifiuti speciali: Se la tua attività professionale genera rifiuti che devono essere smaltiti in modo speciale (ad esempio, materiali di consumo legati a trattamenti psicologici o test diagnostici che comportano l’uso di prodotti specifici), sarà necessario allegare un contratto con una ditta autorizzata allo smaltimento. Questo documento è richiesto dalle normative ambientali per assicurarsi che i rifiuti vengano gestiti in maniera sicura e conforme alle leggi.

Certificare che uno studio sia conforme agli standard richiesti passa attraverso i documenti sopra indicati. Per questo motivi sono così importanti e allegarli nel modo corretto, non solo velocizza l’approvazione dell’avvio della propria attività, ma dimostra anche quanto un professionista si impegni a operare in modo professionale e responsabile tutelando così la salute e la sicurezza dei propri pazienti.

3. Differenze regionali nella normativa per gli psicologi

Esempi di normative regionali

Come è chiaro, in questa guida abbiamo indicato in linea di massima quali sono le normative che regolano l’apertura di uno studio psicologico. Tuttavia, queste possono variare significativamente da una regione all’altra.

Da quello che sappiamo infatti, ad esempio, in Lombardia, oltre alla SCIA, è richiesto il rispetto di standard specifici per gli impianti di climatizzazione e ventilazione, soprattutto negli studi ubicati in edifici storici.

In altre regioni, come il Lazio invece, possono essere necessari ulteriori certificati di idoneità igienico-sanitaria.

Per questo motivo, è essenziale informarsi presso le autorità locali, oppure semplicemente presso il proprio commercialista per verificare se vi siano requisiti aggiuntivi da rispettare per l’avvio della propria attività professionale.

Un altro ottimo consiglio che mi sento di fornirvi è quello di consultare il sito della Regione di appartenenza o di contattare direttamente gli uffici dell’ASL per ottenere informazioni aggiornate e specifiche.

Conclusioni e consigli pratici

Aprire uno studio come psicologo è un processo che richiede attenzione e una preparazione meticolosa, ad esempio ci possono essere documentazioni ulteriori specifiche nel caso in cui un professionista apra il proprio studio di psicologo a casa propria.

Tuttavia, non ti scoraggiare!

Rispettare tutte le normative, rispettare le scadenze, magari con l’aiuto del tuo commercialista, sarai in grado di avviare la tua attività professionale in modo sicuro e al riparo da qualsiasi noia burocratica e legale.

Superato questo passaggio, davanti a te si apriranno opportunità lavorative gratificanti anche se l’inizio dell’attività come professionista rappresenta solo uno dei tanti passaggi per costruire una carriera di successo.

Mentre ti prendi cura de i tuoi pazienti, è importante tenere a mente che il successo di uno studio non dipende solo da questo, ma anche dalla capacità di farsi conoscere e di attrarre nuovi pazienti.

Sarà, infatti, altrettanto importante non dimenticare un altro aspetto fondamentale per il successo del tuo studio: il marketing.

La tua competenza e la tua preparazione sono essenziali, ma non basteranno da sole per farti conoscere nel mercato.

Riserva del tempo per sviluppare una strategia di marketing che ti permetta di entrare in contatto con i potenziali pazienti e di costruire la tua reputazione online.

Investire in una buona presenza digitale e comunicare efficacemente con il tuo pubblico è una parte cruciale per crescere come professionista.

Con una pianificazione accurata, il rispetto delle normative e un’attenta cura del marketing, sarai in grado di avviare il tuo studio in modo sicuro, professionale e ben posizionato per il successo a lungo termine.